Conditions générales

 

Dépôt et gestion d’archives :

1.      Les termes du contrat de dépôt ou de gestion d’archives conclu entre Archives Services et le client sont contenus dans les présentes conditions générales et dans l’ordre de transfert d’archives. Les présentes conditions générales annulent et remplacent les éventuelles conditions générales du client.

2.      Dans le cas où par convention écrite, signée par un administrateur d’Archives Services, il serait dérogé à une ou plusieurs closes des présentes conditions générales, les autres closes resteraient d’application stricte.

3.      Le contrat entre en vigueur au moment où les archives du client entrent dans le lieu d’entreposage.

4.      Sauf stipulation contraire, le client effectue lui-même, à ses frais, risques et périls, le transport des archives vers le lieu d’entreposage. Il en est de même lors des changements ultérieurs de lieu de dépôt ou d’archivage, pour quelque cause que ce soit.

5.      Le client déclare et garantit à Archives Services que :
- Il est propriétaire des archives entreposées ou qu’il en a la libre disposition.
- Les archives entreposées ne sont pas composées d’objets susceptibles, par leur nature, leurs caractéristiques ou leur contenu, d’endommager les locaux de dépôt ou les autres objets entreposés par elle ou de nuire à la santé des personnes.
- Il assume l’entière responsabilité du préjudice que subirait, directement ou indirectement, Archives Services ou l’ayant droit du dépôt en cas d’action ou de procédure résultant des déclarations qui précédent. Le client sera seul responsable de tout dommage causé à Archives Services ou à des tiers qui serait conséquence direct ou indirecte des caractéristiques ou du contenu dangereux des objets composant les archives entreposées par Archives Services. De même, tous les frais liés à d’éventuelles saisies, perquisition, inventaire, mise sous scellés et toutes autres procédures concernant les archives entreposées par Archives Services pour le client seront mis à charge de ce dernier.
- Sauf stipulation contraire mentionnée dans l’ordre de transfert d’archives, la valeur des archives entreposées par Archives Services est fixée à la valeur du papier en cours.

6.      Le contrat est conclu pour une durée minimale de 12 mois renouvelable tacitement sauf préavis de 3 mois, prenant cours le premier jour du mois qui suit la date de réception de la lettre de résiliation adressée à Archives Services par courrier recommandé à la poste.

7.      Pendant toute la durée du contrat, Archives Services s’engage, moyennant le paiement mensuel de frais d’entreposage, à entreposer les archives du client, et le cas échéant, à la demande expresse du client, à assurer en son nom et au nom du client, les archives de ce dernier pour la valeur établie à l’article 5 des présentes conditions générales ou toute autre valeur fixée par le client dans l’ordre de transfert d’archives.

8.      Pendant toute la durée du contrat, le client ou son mandataire désigné dans l’ordre de transfert d’archives, pourra, pendant les jours et heures habituels d’ouverture des bureaux, accéder librement à ses archives entreposées par Archives Services, moyennant le paiement des frais de consultation.

9.      A la demande expresse du client ou de son mandataire désigné dans l’ordre de transfert d’archives, Archives Services peut, aux prix mentionnés au tarif et aux conditions visées par les présentes conditions générales, effectuer les opérations suivantes :
- Faire des recherche dans les archives du client et en extraire tout ou partie en vue de les transmettre au client soit par courrier postal, soit par porteur à l’adresse communiquée par le client ou, à défaut, à l’adresse reprise dans l’ordre de transfert d’archives,
- Faire des copies des archives du client et les lui transmettre par les mêmes voies,
- Sur base d’instructions précises données par le client, communiquer à ce dernier des détails contenus dans ses archives.
Les délais pour la réalisation de ces services sont donnés à titre purement indicatif et aucune responsabilité ne peut lui être imputée pour un éventuel retard. Si une date et une heure précises d’exécution ou de livraison ont été précisées par écrit par Archives Services, celle-ci ne peut être tenue pour responsable du retard qui serait dû à une cause étrangère qui ne peut lui être imputable.

10.  Sauf stipulation contraire, le prix des services mentionnés au tarif s’entendent toujours hors tva et autres taxes et Archives Services conserve le droit d’adapter annuellement ses prix.

11.  Les frais d’entreposage se calculent notamment sur base de la participation aux frais locatifs et d’entretien de l’entrepôt, établie en fonction du volume occupé par les archives du client et, le cas échéant, la participation à la prime d’assurance souscrite sur base de la valeur minimale fixée à l’article 5.
Les frais d’assurances consécutifs à l’établissement d’une valeur supérieur à la valeur minimale fixée à l’article 5, les frais de transport d’archives, les services prestés en vertu de l’article 9 et les autres frais visés par les présentes conditions générales sont facturés séparément.

12.  Les frais d’entreposage sont payables par mensualité et par anticipation le premier de chaque mois, un mois entamé étant considéré comme un mois complet. Les autres factures, sont payables eu grand comptant, à moins qu’un date d’échéance soit mentionnée au recto de la facture
Le montant de toute facture ou de toute mensualité qui ne serait pas intégralement payé à l’échéance sera majoré, de plein droit et sans mise en demeure préalable, d’une indemnité forfaitaire égale à 15% du montant restant dû, avec un minimum de 25 euros et restera productif d’un intérêt de retard de 1,5% par mois jusqu’à complet paiement des sommes dues, des indemnités de retard et des intérêts que celles-ci auront produits. Chaque mois entamé étant considéré comme un mois complet.
En cas de retard de paiement d’une facture ou d’une mensualité à son échéance, Archives Services se réserve le droit de retenir en ses entrepôts toutes les archives du client jusqu’au paiement intégral de ses factures en principal, intérêts, et autres frais.

13.  Sauf l’exercice par Archives Services de son droit de rétention, le client peut à tout moment retirer, à ses frais, risques et périls, ses archives de l’entrepôt moyennant le paiement intégral et préalable des frais et honoraires dus pour les prestations déjà accomplies ou restant à accomplir pour pouvoir lui restituer, et le paiement selon le cas d’une somme égale au nombre de mois de préavis restant à courir multiplié par le montant des frais d’entreposage.

14.  Si, pendant la durée du présent contrat, le lieu servant d’entrepôt aux archives du client venait à être indisponible ou inexploitable pour une raison quelconque, le client accepte que le contrat soit exécuté dans un autre entrepôt ayant les mêmes caractéristiques.

15.  En cas de pertes, d’avaries ou de dommages occasionnés aux archives du client, la responsabilité d’Archives Services ne pourra être impliquée qu’en cas de négligence grave ou de dol. Cette responsabilité toutefois limitée à la valeur fixée à l’article 5 ou à la valeur fixée par le client dans l’ordre de transfert d’archives.

16.  La Archives Services n’est pas responsable de la détérioration des archives qu’elle entrepose lorsque celle-ci est due au vieillissement, à une maladie du papier, du carton ou du bois, à une catastrophe naturelle, à la foudre, la neige, une inondation, le gel, l’incendie, à des faits de guerre, d’émeute, de grève, à une effraction ou plus généralement à tout autre fait imprévu ou indépendant de sa volonté.

17.  En toute hypothèse, Archives Services ne peut être tenue des dommages, de quelque nature que ce soit, en ce compris les propres retards ou faute grave ainsi que retards, faute grave et fraude des fournisseurs ou sous-contractants ou de toute autre personne dans l’exécution de la gestion des archives pour un montant supérieur à 5.000 euros. La charge de la preuve des origines et causes du dommage, du montant du dommage et du lien causal incombe entièrement au client.

18.  Tout différent relatif à la conclusion, la validité, l’interprétation ou l’exécution des présentes conditions générales ou des conventions conclues entre Archives Services et ses clients est régi par le droit Belge et relève exclusivement de la compétence des tribunaux de Mons.

 

Archives Services

Route de Wallonie 4 – 7011 Ghlin (Mons)
Tél : 065 36 46 86
Email : info@archives-services.be